Verificación y Evaluación de Cumplimiento de la NOM-035

Unidades de verificación

La Sección 9 de la NOM-035 establece las disposiciones relativas a las unidades de verificación. Conforme al numeral 9.1, el patrón tiene la opción de contratar una unidad de verificación acreditada y aprobada para verificar el grado de cumplimiento de la norma. Esta contratación es voluntaria, lo que significa que no es un requisito obligatorio, pero representa una herramienta estratégica para las organizaciones que desean asegurarse de cumplir correctamente antes de una posible inspección de la autoridad laboral.

Las unidades de verificación deben estar acreditadas conforme a la Ley de Infraestructura de la Calidad y aprobadas por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS). Solo las unidades que cumplan con estos dos requisitos están facultadas para emitir dictámenes con validez oficial.

Contenido del dictamen

El dictamen que emite la unidad de verificación debe contener información detallada que permita identificar tanto al centro de trabajo evaluado como a la unidad verificadora y las condiciones de la evaluación. La norma establece los siguientes datos mínimos:

Datos del centro de trabajo

• Nombre, denominación o razón social del centro de trabajo verificado.
• Registro Federal de Contribuyentes (RFC) de la empresa.
• Domicilio completo del centro de trabajo evaluado.
• Teléfono de contacto del centro de trabajo.
• Actividad principal o giro de la empresa.

Datos de la unidad de verificación

• Nombre, denominación o razón social de la unidad de verificación.
• Número de acreditación otorgado por la entidad de acreditación.
• Número de aprobación otorgado por la STPS.
• Domicilio de la unidad de verificación.

Datos del dictamen

• Clave o código de identificación del dictamen.
• Nombre del verificador que realizó la evaluación.
• Fecha de verificación en que se llevó a cabo la visita al centro de trabajo.
• Número del dictamen emitido.
• Vigencia del dictamen (dos años, conforme al numeral 9.4).
• Lugar y fecha de emisión del dictamen.
• Número de registro del dictamen ante la STPS.

Vigencia de los dictámenes

El numeral 9.4 de la NOM-035 establece que los dictámenes de verificación tienen una vigencia de dos años. Sin embargo, esta vigencia está condicionada a que las condiciones que sirvieron de base para la emisión del dictamen no se modifiquen durante ese periodo.

Esto significa que si el centro de trabajo experimenta cambios significativos, el dictamen podría perder su validez antes de los dos años. Entre los cambios que podrían afectar la vigencia se incluyen:

• Cambios en el número de trabajadores que modifiquen el nivel de obligaciones aplicable (por ejemplo, pasar de menos de 15 a más de 16 trabajadores).
• Modificaciones sustanciales en los procesos de trabajo que alteren los factores de riesgo psicosocial identificados.
• Cambios en la estructura organizacional que afecten las condiciones del entorno organizacional evaluado.
• Ocurrencia de acontecimientos traumáticos severos que no existían al momento de la verificación.
• Cambios de domicilio o de actividad principal del centro de trabajo.

La vigencia de dos años del dictamen se alinea con el periodo de evaluación periódica establecido en el numeral 7.9, que establece que la identificación y análisis de los factores de riesgo psicosocial deben realizarse al menos cada dos años.Referencia: numerales 7.9 y 9.4, NOM-035-STPS-2018

Procedimiento de evaluación de conformidad

La Sección 10 de la NOM-035 describe el procedimiento para la evaluación de la conformidad. Este procedimiento aplica tanto a las inspecciones realizadas por la autoridad laboral (STPS) como a las visitas de las unidades de verificación contratadas voluntariamente por el patrón.

El objetivo del procedimiento es determinar si el centro de trabajo cumple con las disposiciones de la norma de manera objetiva, sistemática y documentada. La evaluación se realiza disposición por disposición, verificando cada numeral aplicable al centro de trabajo según su tamaño y nivel de obligaciones.

El procedimiento contempla que la verificación puede realizarse mediante tres mecanismos, según la naturaleza de cada disposición:

• Verificación directa: Observación in situ de las condiciones del centro de trabajo, las instalaciones, los materiales de difusión y otros elementos verificables de manera visual.
• Revisión documental: Solicitud y análisis de documentos, registros, evidencias y soportes que demuestren el cumplimiento de cada disposición. Incluye la política de prevención, los resultados de los cuestionarios, los planes de acción, las evidencias de difusión y los registros de seguimiento.
• Entrevistas: Conversaciones con trabajadores, personal de recursos humanos, miembros de comisiones de seguridad e higiene y otros colaboradores para corroborar la implementación efectiva de las disposiciones. Las entrevistas permiten verificar que las políticas y medidas no solo existen en papel, sino que se aplican en la práctica.

Aspectos que se verifican

El numeral 10.2 establece que la evaluación de la conformidad incluye verificación, revisión documental, registros o entrevistas, según corresponda a cada disposición. Los aspectos principales que se comprueban durante una inspección o verificación son:

• Política de prevención (5.1): Que exista por escrito, que esté implementada, mantenida y difundida, y que contemple los tres ejes de prevención. Se verifica mediante revisión documental y, en su caso, entrevistas a trabajadores para confirmar que la conocen.
• Identificación y análisis de FRP (5.2): Que se hayan aplicado los cuestionarios correspondientes (Guía II o III según el tamaño), que existan resultados documentados y que se hayan identificado los factores de riesgo presentes. Aplica a centros con 16 o más trabajadores.
• Evaluación del entorno organizacional (5.3): Que se haya evaluado el entorno organizacional mediante la Guía III u otro instrumento equivalente. Aplica exclusivamente a centros con más de 50 trabajadores.
• Medidas de prevención y control (5.4): Que existan medidas concretas derivadas de los resultados de la identificación y análisis, que estén documentadas y que se estén implementando efectivamente.
• Identificación de trabajadores expuestos a ATS (5.5): Que existan mecanismos para identificar a los trabajadores expuestos a acontecimientos traumáticos severos y que se hayan canalizado a atención. Aplica a todos los centros.
• Exámenes médicos y evaluaciones psicológicas (5.6): Que se hayan practicado los exámenes correspondientes a los trabajadores identificados con exposición a factores de riesgo o violencia laboral.
• Difusión de información (5.7): Que existan evidencias de la comunicación de la política, las medidas adoptadas y los mecanismos de denuncia a todos los trabajadores.
• Registros documentales (5.8): Que se lleven los registros que establece la norma, incluyendo resultados de evaluaciones, medidas implementadas, trabajadores atendidos y seguimiento realizado.

Para cada uno de estos aspectos, el inspector o verificador determina si el centro de trabajo cumple, cumple parcialmente o no cumple. El resultado de la evaluación se documenta y, en el caso de las unidades de verificación, se plasma en el dictamen correspondiente. Conoce en detalle las obligaciones que se evalúan en nuestra guía sobre las obligaciones del patrón según la NOM-035.

Criterios de aceptación por disposición

La tabla de verificación del decreto oficial establece para cada disposición de la norma el tipo de evidencia que se requiere y el mecanismo de comprobación aplicable. A continuación se presenta un resumen de los criterios de aceptación por cada numeral de obligaciones del patrón:

Tipos de comprobación

La NOM-035 distingue dos tipos principales de comprobación del cumplimiento, cada uno con características y alcances distintos. Comprender esta distinción es fundamental para preparar adecuadamente la documentación y las prácticas del centro de trabajo:

Comprobación puramente documental

Aplica a las disposiciones que pueden verificarse exclusivamente mediante la revisión de documentos, registros y evidencias escritas. Es el caso de los numerales 5.1 (política de prevención), 5.2 (identificación y análisis de FRP), 5.3 (evaluación del entorno organizacional), 5.6 (exámenes médicos) y 5.8 (registros). Para estas disposiciones, el inspector o verificador solicitará los documentos correspondientes y evaluará su contenido, completitud y vigencia.

La preparación para una comprobación documental requiere mantener un archivo organizado y actualizado que incluya todos los documentos generados en el marco del cumplimiento de la norma. Se recomienda contar con un expediente físico o digital que contenga la política de prevención, los cuestionarios aplicados y sus resultados, los planes de acción, las evidencias de difusión y los registros de seguimiento.

Comprobación documental o por entrevista

Aplica a las disposiciones que, además de la revisión documental, pueden verificarse mediante entrevistas a trabajadores y personal del centro de trabajo. Es el caso de los numerales 5.4 (medidas de prevención y control), 5.5 (identificación de trabajadores expuestos a ATS) y 5.7 (difusión de información).

La inclusión de entrevistas como mecanismo de comprobación tiene un propósito claro: verificar que las medidas no solo existan en papel, sino que se apliquen en la realidad cotidiana del centro de trabajo. Un inspector puede preguntar a un trabajador si conoce la política de prevención, si sabe cómo reportar un evento traumático o si ha participado en las actividades de capacitación. Las respuestas de los trabajadores constituyen evidencia directa del nivel de implementación.

El cumplimiento efectivo de la NOM-035 no se reduce a tener documentos archivados. Requiere una implementación real que transforme la cultura organizacional y que sea percibida por los trabajadores en su experiencia laboral cotidiana. Para una visión integral de la norma, visita nuestra guía completa de la NOM-035.